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Help online per il plugin “WP smart CRM & INVOICES”

Area Notifiche

Nell’area notifiche sono visibili tutte le notifiche previste per il giorno o per la settimana in corso divisi in “todo” e “appuntamenti”.
Le tabelle dell’area notifiche, così come tutte le altre sezioni del crm in cui sono presenti elenchi di oggetti, sono filtrabili, ordinabili e raggruppabili. Per invertire l’ordine è sufficiente cliccare sulla testata della colonna, per filtrare cliccare sull’icona filtro, per raggruppare trascinare le intestazioni ( Cliente, Oggetto, Descrizione e Scadenza ) nell’area gialla
screen-dashboard
Cliccando su “apri” è possibile visualizzare tutte le informazioni relative all’attività e modificare lo stato: gli stati possibili sono: Da fare, Fatto e Annullato, con la possibilità di inserire note testuali. Lo stato dell’attività è evidenziato nell’ultima colonna, con le icone corrispondenti, l’icona circondata da un cerchio significa che vi sono note relative a quella riga ed è possibile visualizzarne il contenuto con il “mouseover”.

La cancellazione dei todo e degli appuntamenti è prerogativa degli amministratori del sito o, opzionalmente ( dalla sezione “impostazioni”) anche di chi ha creato il todo o appuntamento

Documenti

Nella sezione documenti sono visibili tutti i documenti emessi con la possibilità di:
-creare un nuovo documento ( preventivo o fattura)
-visualizzare e filtrare i documenti emessi
Per emettere un nuovo documento è necessario avere aggiunto clienti al database, non è possibile salvare documenti non attribuiti ad un cliente

La tabella documenti, così come tutte le altre sezioni del crm in cui sono presenti elenchi di oggetti, sono filtrabili, ordinabili e raggruppabili. Per invertire l’ordine è sufficiente cliccare sulla testata della colonna, per filtrare cliccare sull’icona filtro, per raggruppare trascinare le intestazioni nell’area gialla.

I raggruppamenti possibili sono: Cliente, Oggetto, Descrizione, data di emissione, data di scadenza (se inserita), importo, stato ( pagato – non pagato ), tipo ( F=fattura, P=preventivo).
Nella versione attuale, la creazione e la modifica dei documenti è prerogativa degli Amministratori del sito, una fattura è modificabile finchè non viene registrata ( vedi help relativo ) e da quel momento è disponibile solo come documento .PDF.

I files sono archiviati nella cartella /wp-content/uploads/CRMdocuments della vostra installazione WP

Agenda

Nella sezione agenda sono visibili tutti i todo e gli appuntamenti per l’utente corrente (gli utenti con ruolo di amministratore opzionalmente [sez. impostazioni] possono visualizzare tutto), a scelta (ancora dalla sez. “impostazioni” si possono escludere eventi passati segnati come “fatti” e “annullati”. Dall’agenda ( così come dalla scheda di un singolo cliente ) è possibile creare un nuovo todo o un nuovo appuntamento.
Le tabelle dell’area notifiche, così come tutte le altre sezioni del crm in cui sono presenti elenchi di oggetti, sono filtrabili, ordinabili e raggruppabili. Per invertire l’ordine è sufficiente cliccare sulla testata della colonna, per filtrare cliccare sull’icona filtro, per raggruppare trascinare le intestazioni ( Tipo, Cliente, Oggetto, Descrizione, Scadenza e destinatari delle notifiche ) nell’area gialla
screen-dashboard

Cliccando su “apri” è possibile visualizzare tutte le informazioni relative all’attività e modificare lo stato: gli stati possibili sono: Da fare, Fatto e Annullato, con la possibilità di inserire note testuali. Lo stato dell’attività è evidenziato nell’ultima colonna, con le icone corrispondenti, l’icona circondata da un cerchio significa che vi sono note relative a quella riga ed è possibile visualizzarne il contenuto con il “mouseover”.

La cancellazione dei todo e degli appuntamenti è prerogativa degli amministratori del sito o, opzionalmente ( dalla sezione “impostazioni”) anche di chi ha creato il todo o appuntamento

Dati documento

Nella creazione di un nuovo documento si può impostare la data. Per le fatture già create è possibile modificare la data di emissione e il numero, ma questa operazione va gestita con cautela in quanto può creare incongruenze nella vs. contabilità

Dati Anagrafica Cliente

I dati obbligatori per l’inserimento di un cliente in anagrafica sono:
-Tipo di cliente (privato/azienda)
-Nome e cognome o ragione sociale
-Nazione
-CF o P.iva in base alle scelte effettuate in precedenza. Nel caso in cui la nazione del cliente sia Italia vengono effettuati dei controlli di forma sui dati digitati come CF e P.IVA.
Successivamente alla creazione saranno disponibili i quick menu per l’aggiunta di TODO, appuntamenti e annotazioni e dei tab aggiuntivi per i Contatti e lo storico delle attività svolte sul cliente

Associazione Cliente a documento

Durante la creazione di un documento (fattura o preventivo) deve essere obbligatoriamente scelto un cliente fra quelli esistenti in anagrafica nella sez. clienti. In fase di modifica di un documento già esistente è possibile modificare i dati del cliente direttamente da questa schermata

Preventivo a testo libero

Potete usare questo campo per scrivere il corpo del documento di presentazione; il preventivo può essere costituito anche solo da questo campo oppure potete aggiungere righe prodotto con o senza un prezzo definito nella sezione successiva. Nel caso di preventivo a valore zero, occorre attribuire comunque un valore virtuale dal secondo tab “commenti e dati interni”
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Prodotti/servizi a preventivo

Potete righe di prodotto al vostro preventivo; le righe prodottto sono di 2 tipi; descrittivo e prezzate.
Le righe prezzate effettuano calcoli automatici ed aggiornano il totale, le righe descrittive invece aggiungono solo righe di testo. Con l’add-on “servizi” attivato potrete cercare direttamente il prodotto/servizio nell’apposito box di ricerca e la riga verrà completata automaticamente

Prodotti /servizi in fattura

Potete inserire righe di prodotto alla vostra fattura; le righe prodotto sono di 2 tipi:
Con prezzo: inserimento manuale di un prodotto con codice e descrizione ( la descrizione è obbligatoria ); in questo caso l’eventuale IVA verrà sommata all’importo
Descrittivo: inserimento di una riga senza valore imponibile.

Se l’add-on Contabilità Avanzata è installato, è possibile inserire altri due tipi di righe:
– Rimborso: in caso di rimborso spese per conto del cliente, quindi senza Iva nè tasse.
– Riga di scorporo: a partire da un importo netto ed eventuali spese, vengono effettuati tutti i calcoli di scorporo, in base al tipo di contabilità scelto.


Ricerca prodotti

Con questa ricerca potete inserire dinamicamente prodotti e/o servizi nel documento, a condizione che il modulo “servizi” sia attivato

REGOLE di notifica predefinite

Le regole di notifica predefinite sono estensioni delle funzioni di “reminder” del CRM e servono per costruire dei set predefiniti di regole di notifica applicabili a varie azioni.
In particolare vengono utilizzate nei processi di pagamento automatici di servizi e prodotti che prevedono una scadenza per creare notifiche in date successive.
Le associazioni a regole di notifica predefinite sono disponibili anche nella creazione manuale di una fattura.
ESEMPIO: si può creare una regola che vale per una sottoscrizione di tipo mensile e impostare due step di notifica 5 giorni prima e 1 giorno prima della scadenza della sottoscrizione.
Per iniziare cliccate sul bottone “aggiungi regola” qui a destra e date alla regola un nome e una durata in mesi
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Dopo avere creato una nuova regola occorre impostare almeno uno step di notifica che definirà il set di azioni che si intende eseguire. Cliccate su “aggiungi step”
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La finestra modale che si apre vi consente di impostare i giorni in anticipo sulla scadenza dell’evento e le varie opzioni di notifica:

Le scelte per la notifica sono di due tipi: i destinatari e le modalità.

Destinatari: ->I possibili destinatari della notifica sono il cliente e gli utenti registrati ( WP user) interni, sia individualmente sia come gruppo. In entrambi i box di selezione sono possibili scelte multiple. La notifica al cliente è una scelta con checkbox.

Modalità: -> Mentre per la notifica al cliente l’unico mezzo è l’invio di una email, WP smart CRM offre la possibilità di scelta ( anche contemporanea) di inviare una email e di pubblicare sulle bacheche degli utilizzatori (WP user in ruolo di amministratori o CRM User) le notifiche delle scadenze, dei TODO, e degli appuntamenti per un quick reminder. Spuntando la checkbox in corrispondenza degli utenti selezionati o dei gruppi selezionati si attiva la visualizzazione dell’evento sulla loro bacheca, che avverrà il giorno definito nello step, in anticipo sulla scadenza dell’evento.
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Lo screenshot successivo (dove stati impostati due step di notifica 30 giorni prima e 15 giorni prima di una scadenza a 12 mesi) mostra il pannello degli step di notifica associati ad una regola
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ATTENZIONE: pur essendo tecnicamente possibile, è sconsigliato modificare la durata delle regole esistenti se sono già state utilizzate in quanto le notifiche previste potrebbero non funzionare correttamente soprattutto in alcuni casi. Anche nel caso di cancellazione occorre verificare eventuali prodotti/servizi che utilizzavano la regola cancellata e associarli ad una nuova regola.

Step di notifica

Gli step di notifica sono una feature di WP Smart CRM che consente di impostare più notifiche successive da applicare ad una regola di sottoscrizione/notifica.
Ogni step di notifica contiene un set di azioni che vengono attivate impostando un numero di giorni prima della scadenza dell’evento durante la creazione dello step
screen-step
Per ogni step si possono impostare i destinatari della notifica : utenti e gruppi, cliente. Per gli utenti e i gruppi di utenti si può decidere se notificare sulla bacheca per un “quick reminder” e inviare anche una email, che verrà programmata per l’invio nelle date previste dai vari step di notifica grazie alle funzioni automatiche del plugin.

Regole di notifica

Durante la creazione di nuovi todo e nuovi appuntamenti si possono stabilire delle regole di notifica specifiche che determinano come e quando inviare le notifiche e selezionare i destinatari.
I possibili destinatari della notifica prevista sono utenti e gruppi utenti di wordpress e per gli appuntamenti anche il cliente.
I metodi di notifica agli utenti/gruppi sono 3: via email, via notifica sulla bacheca, entrambe. La notifica al cliente avverrà solo via email.
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Nello screenshot di esempio è stato selezionato il gruppo “administrator” come destinatario della notifica ( quindi tutti gli utenti con ruolo di amministratore) che avverrà 10 giorni prima della scadenza e la notifica avverrà sia con la pubblicazione sulle bacheche sia via email

Per il salvataggio del todo o dell’appuntamento è necessario impostare un numero di giorni in anticipo ( rispetto alla data di scadenza ) in cui attivare le notifiche

Reminder di pagamento fattura

Il reminder di pagamento fattura è una utility che consente ai destinatari di ricevere un reminder …

Impostazione giorni di ritardo notifica per pagamento fattura

Questo valore è usato come default per i reminder di pagamento fattura ( se attivi ). Rappresenta il numero di giorni dalla data prevista per il pagamento dopo i quali viene ativata la notifica e consente di verificare se la fattura è stata effettivamente pagata e in conseguenza gire verso il cliente magari con un sollecito. Il valore di default può essere cambiato dalla sezione impostazioni->documenti->Giorni notifica pagamento oppure direttamente dall’area di inserimento/modifica di una fattura sia come valore di default sia come valore attribuito al singolo documento.

Definizione metodi di pagamento

I metodi di pagamento sono delle stringhe di testo che vengono riportate nella stampa della fattura (Es. 30 gg bonifico bancario, 60 giorni carta di credito etc) e verranno utilizzati nella creazione delle fatture.
Se ad esse viene associato un numero effettivo di giorni ( col secondo campo “giorni”) , questo valore viene utilizzato per impostare automaticamente la data di scadenza per il pagamento della fattura e per impostare le notifiche (opzionali) relative.

Messaggi in fattura/preventivo

Questa sezione permette di impostare alcune stringhe standard, da ripetere nella stampa delle fatture e dei preventivi.
In particolare: il prefisso da apporre al nome del destinatario (Gent.le, Spett.le…), un testo libero da anteporre al documento generato automaticamente, un testo da postporre al documento. Un esempio di testo “prima” può essere il classico “Come da accordi inviamo la nostra migliore offerta per quanto segue:”, mentre un esempio di testo “dopo” può essere “Restiamo a disposizione per ogni domanda e con l’occasione porgiamo distinti saluti”

Allineamento testata documento

Con un semplice drag & drop è possibile modificare l’allineamento degli elementi di testata di fatture e preventivi: logo e intestazione a destra o sinistra
logo-a-dx
logo-a-sx

Dati azienda

Per poter utilizzare WP smartcrm è necessario impostare i dati aziendali contrassegnati con *.
Nota importante: all’attivazione del plugin, i dati salvati diventano anche quelli del cliente #1 del CRM, così da potere inserire TODO ad uso di comunicazione interna, associandoli al cliente impostato in questa sezione, che avrà quindi il nome della vs. attività.
I dati dell’azienda sono mostrati nell’intestazione dei documenti.
I dati obbligatori che verranno comunque mostrati sono:

  • Ragione sociale
  • Indirizzo
  • Località
  • CAP
  • Codice Fiscale/P. IVA

Quelli facoltativi:

  • Telefono
  • Fax
  • Email
  • Sito web
  • IBAN

che si possono selezionare per essere mostrati nei documenti con le apposite checkbox.


screen-dati-azienda

Tassonomie clienti

E’ possibile associare termini di tassonomie alle anagrafiche per una migliore archiviazione e per calcoli statistici.
I termini associati in questa sezione saranno disponibili per la scelta nella creazione /modifica dei record anagrafici. E’ possibile inoltre scegliere se mostrare i termini nella griglia delle anagrafiche per applicare filtri di ricerca.

Le tassonomie disponibili sono di 3 tipi: Categoria ( es. clienti, fornitori), Interessi (per profilare un record su uno o più specifici interessi) e Provenienza ( per identificare un eventuale canale da cui è pervenuto il contatto )

Notifica di “reminder” per pagamento fattura

E’ possibile impostare come default un numero di giorni successivo alla data di scadenza della fattura per inviare delle notifiche. Questa feature è utile per ricordare agli amministratori o agli utenti selezionati di controllare se la fattura è stata pagata. Le impostazioni di default possono essere modificate nel singolo documento

Aliquota IVA base

Impostazione predefinita dell’aliquota IVA. E’ possibile modificare il valore dell’IVA nelle singole righe della fattura in fase di emissione.
Nel caso di attivazione del modulo “Servizi” l’aliquota IVA è quella impostata nel singolo prodotto ( il valore dell’IVA di default dei prodotti è in ogni caso il valore impostato in questa sezione

Numerazione dei documenti

E’ possibile impostare prefissi e suffissi da aggiungere alla numerazione delle fatture e Preventivi; inoltre è possibile impostare un numero progressivo iniziale da cui fare partire la numerazione delle fatture e dei preventivi.
ATTENZIONE: è sconsigliato effettuare questa operazione dopo avere già generato fatture in quanto potrebbe generare incongruenze nella contabilità

Impostazioni generali

Le configurazioni di base del CRM.

  • Indirizza al CRM: se l’utilizzo del CRM è un’attività frequente è possibile, fatto il login, redirigere direttamente alla sua bacheca invece che alla tradizionale bacheca WP
  • Riduci il menu di WP: per migliorare l’usabilità del CRM su schermi non molto ampi è possibile mostrare il CRM in modalità piena pagina
  • Mostra tutte le notifiche agli amministratori: se selezionata consente agli amminstratori del sito di visulizzare le attività di tutti gli agenti in bacheca e agenda
  • Gestione attività passate: Questa opzione consente di escludere dalle viste le attività passate ( più vecchie di un giorno) che sono state contrassegnate come “fatte” o “annullate”
  • Consenti la cancellazione di attività: a scelta è possibile consentire la cancellazione delle attività ai soli amministratori o anche a che ha creato il TODO o APPUNTAMENTO
  • Altezze delle griglie Anagrafiche e documenti Il valore default è di 600 px, è possibile impostare un valore diverso per migliorare il layout di visualizzazione dei record

Configurazioni di stampa dei documenti

Nell’anteprima di stampa del documento è possibile scegliere se stampare la dicitura “pagato” per le fatture e alcune opzioni per i preventivi: mostrare il riepilogo del totale ( adatto per preventivi con righe prodotto) o no ( per preventivi di tipo descrittivo) e se visualizzare i prezzi con IVA separata o compresa.

Personalizzazioni al template
Sebbene il template del documento sia statico, tutti gli elementi che lo compongono sono contraddistinti da classi CSS che consentono una personalizzazione precisa del vostro documento, adattabile a varie esigenze.
Utilizzando la pagina Utilità->impostazioni->documenti->Modifiche CSS è possibile dichiarare le regole per gli elementi del documento.
Gli elementi principali sono contrassegnati dalle classi: .WPsCRM_pdf-header, .WPsCRM_for, .WPsCRM_pdf-body

che a loro volta contengono gli elementi:

La tabella delle righe documento ha la seguente struttura:

Tutte le colonne sono caratterizzate da una classe specifica, è quindi possibile mostrare solo alcune delle colonne.
Ad esempio se non si intende utilizzare il campo “codice” e il campo “sconto” nelle righe del documento è sufficiente aggiungere al CSS personalizzato ( Utilità->impostazioni->documenti->Modifiche CSS ) una semplice istruzione:
.WPsCRM_cod,.WPsCRM_discount{display:none}

Importazione di record via file CSV

Il file di esempio che si può scaricare fornisce il modello per importare anagrafiche da file csv con campi separati da “;”.

I campi minimi necessari sono ‘first_name’+ ‘last_name’ o in alternativa ‘company’ (ragione sociale).

Col plugin “newsletter” attivo ( https://www.thenewsletterplugin.com/ ) è possibile importare direttamente record nella vostra newsletter anche in specifiche liste.

Categorie, interessi e Provenienza ( le tassonomie disponibili nel CRM) possono essere valori multipli separati da virgole, se i termini non esistono verranno creati automaticamente.

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